Kaum werden Mitarbeiter beschäftigt kommt die Frage über das Briefgeheimnis in Unternehmen auf. Es ist hierbei absolut nebensächlich, ob es sich um Unternehmen (von der kleinen Firma bis zum großen Konzern), Behörden, Vereine oder sonstige sogenannte Verantwortliche Stellen handelt. Bei Unkenntnis oder fehlender Erläuterung zum Umgang mit eingegangener Post im Unternehmen kann es schnell zur Verletzung des Briefgeheimnisses kommen. Gemäß Artikel 10 des Grundgesetzes (GG) ist das Briefgeheimnis unverletzlich, wobei das unbefugte Öffnen und die unbefugte Kenntnisnahme eines Briefes oder eines anderen Schriftstücks, laut § 202 Strafgesetzbuch (StGB), zu einer Geld- oder Freiheitsstrafe von einem Jahr führen können. Um gegen § 202 StGB zu verstoßen, reicht das bloße Öffnen des Briefes oder eines anderen Schriftstücks. Nachfolgend finden Sie daher wichtige Informationen zum datenschutzkonformen Umgang mit Unternehmenspost.
Wer darf an das Unternehmen adressierte Post aufmachen?
Unabhängig davon, ob in Ihrem Unternehmen die Eingangspost von einer zentralen Poststelle bearbeitet (mit einem Eingangsstempel versehen und an die betreffende Person oder Abteilung weitergeleitet) oder von Mitarbeitern des Sekretariats geöffnet wird, sind folgende Verhaltensregeln zu beachten:
- Postsendungen mit allgemeiner Postanschrift des Unternehmens dürfen geöffnet werden.
- Postsendungen, auf denen sowohl das Unternehmen als auch ein individueller Empfänger (Person) in der ersten oder zweiten Zeile (Stelle) genannt wird oder die einen Vermerk wie „z.Hd. Frau/Herrn…“ etc. tragen, können ebenfalls geöffnet werden.
- Persönlich adressierte Postsendungen hingegen, die als „vertraulich“ oder „persönlich“ gekennzeichnet sind, müssen ungeöffnet ausgehändigt werden und dürfen nicht zentral geöffnet werden. Wird die Sendung dennoch geöffnet, liegt ein klarer Verstoß gegen das Briefgeheimnis vor.
Desweiteren sollte darauf geachtet werden, dass:
- die Beschäftigten in der Poststelle den Inhalt einer schriftlichen Mitteilung nur so weit zur Kenntnis nehmen dürfen, wie es zur Erbringung der Postverteilung erforderlich ist.
- alle Beschäftigten und Vertreter, die Post im Unternehmen bearbeiten, sollten auf das Daten- und Postgeheimnis verpflichtet werden.
- schriftliche Mitteilungen an die Personalabteilung, den Betriebsrat, die Jugend- und Auszubildendenvertretung, die Schwerbehindertenvertretung oder den Betriebsarzt enthalten in der Regel sensible Daten, die für die Poststelle nicht zugänglich sein dürfen. Diese Post darf nur persönlich durch den Empfänger geöffnet werden, insofern dieser ausgewiesen ist.
- wenn Post ordnungsgemäß geöffnet wurde, muss dafür Sorge getragen werden, dass diese sicher an den Empfänger übergeben wird. Sie darf keinem Dritten zugänglich gemacht werden und darf nicht so hinterlegt werden, dass Dritte die Post lesen können, bevor der rechtmäßige Empfänger die Post erhalten hat.