Am 15. Juli 2017 wurden § 20 des Personalausweisgesetzes und § 18 des Passgesetzes geändert.
Nun dürfen unter bestimmten Voraussetzungen Kopien des Personalausweises gemacht werden.
- Ausweise dürfen nur vom Ausweisinhaber selbst oder von anderen Personen nach Zustimmung des Ausweisinhabers abgelichtet werden.
- Die Ablichtung muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein.
- Ausweisdaten, die nicht zur Identifizierung benötigt werden, können und sollten auf der Kopie vom Ausweisinhaber geschwärzt werden. Das gilt insbesondere für die auf dem Ausweis aufgedruckte Zugangsnummer sowie die Seriennummer, sofern nicht gesetzliche Regelungen diese Angaben erfordern, wie z. B. das Geldwäschegesetz.
- Der Ausweisinhaber ist auf die Möglichkeit und Notwendigkeit der Schwärzung hinzuweisen.
- Andere Personen als der Ausweisinhaber dürfen die Kopie nicht an Dritte weitergeben (auch nicht mit der Einwilligung des Ausweisinhabers).
- Es dürfen nur Kopien erstellt werden, wenn es wirklich notwendig ist.
Grundsätzlich dienen Ausweise (Personalausweis und Reisepass) ausschließlich der Identifikation. Sofern das Ausweisdokument im Original vorgelegt wird und die Identifizierung erfolgte, genügt oftmals die Anfertigung eines entsprechenden Vermerks, dass ein gültiges Ausweisdokument zwecks Identifikation vorgelegt wurde. Eine zusätzliche Kopie des Ausweises wäre in diesen Fällen nicht unbedingt erforderlich.
Ebenfalls kann der Ausweisinhaber entscheiden ob er sein Ausweisdokument als Pfand hinterlegen möchte.
Was ist unter dem Begriff „Ablichten“ zu verstehen?
Unter dem Begriff des „Ablichtens“ werden alle Handlungsformen – Fotokopieren, Fotografieren und Einscannen – zusammengefasst. Das Ergebnis wird als Ablichtung bezeichnet.
Ablichtung als Kopie erkennbar machen
Die Ablichtung muss als Kopie erkennbar sein. Dies lässt sich durch die Erstellung in Monochromstufen (z.B. schwarz- weiß) erreichen. Eine andere Möglichkeit bestünde etwa darin, auf eine Fotokopie den deutlich sichtbaren Vermerk „Kopie“ anzubringen.
Zusätzliche Datenschutzregeln bei der Datenverarbeitung von Ausweisen
Mit der Einwilligung des Ausweisinhabers eine Ablichtung des Ausweises zu erstellen, erfolgt noch keine Einwilligung der Erhebung und der Verarbeitung der auf dem Ausweis vorhandenen personenbezogenen Daten. Die mit der Ablichtung erhobenen personenbezogene Daten aus dem Personalausweis dürfen nur mit gesonderter Einwilligung des Ausweisinhabers weiterverarbeitet werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a) Datenschutz-Grundverordnung). Um die datenschutzrechtliche Einwilligung des Ausweisinhabers wirksam einzuholen, ist der Ausweisinhaber insbesondere nach Art. 13 DSGVO ausreichend über die Datenerhebung und -verarbeitung zu informieren.
Die bloße Zustimmung zur Ablichtung allein erlaubt also noch nicht die weitere Verarbeitung der Daten